Cómo lograr la eficiencia de viaje de la tripulación en su negocio.

Nikos Gazelidis es el director global de envíos de ATPI Griffinstone

Como todas las empresas, las organizaciones marítimas deben lograr un equilibrio entre la gestión de las operaciones con el número correcto de empleados al mejor precio posible. Pero donde difieren es que estas empresas requieren especialistas y trabajadores altamente capacitados, y llevarlos a donde necesitan estar generalmente depende de circunstancias que rara vez pueden darse por sentado.

Los costos de viaje para la tripulación constituyen la segunda salida más alta para la mayoría de los buques, y sin una supervisión clara, los costos pueden salirse de control fácilmente. El hecho de que llevar a los empleados al lugar correcto en el momento adecuado sea un factor crítico para la misión significa que, cuando se enfrentan a la presión, quienes manejan los viajes pueden inclinarse a tomar decisiones costosas.

Las compañías de gestión de viajes (TMC) que se especializan en la industria marítima, como ATPI Griffinstone, pueden brindar una sensación de calma a las aguas turbulentas. Cuando se trata de administrar complejos arreglos de viaje de la tripulación, tener un TMC en su esquina puede proporcionar un enfoque consultivo y personalizado, particularmente cuando se trata de crear una política de viajes que pueda lograr eficiencias realistas a escala global. Un TMC también aporta experiencia probada en control de costos, lo que significa que las empresas marítimas pueden concentrarse en el trabajo en cuestión sin comprometer la seguridad, la precisión o el cumplimiento.

Cuando trabajamos junto con nuestros clientes marítimos, generalmente observamos tres áreas a través de la planificación, la reserva y la generación de informes para brindar eficiencias significativas a largo plazo.

Flexible
Puede sonar como un oxímoron, pero la consistencia flexible consiste simplemente en aprovechar al máximo el conocimiento local. La mayoría de las organizaciones tienen coordinadores de equipo ubicados en todo el mundo, cada uno de los cuales opera con estándares diferentes y con procesos diferentes. Un TMC puede aportar algo de estabilidad a este enfoque mal adaptado, racionalizando cuando sea necesario, para personalizar una política de viajes que funcione. Es vital que los cambios se realicen de manera consultiva para que se incorporen las variaciones importantes del mercado local. Al comunicar los cambios a la política en toda la empresa, es más fácil obtener la "aceptación" de los coordinadores para que sigan el procedimiento correcto y se aseguren de que las reservas sean siempre compatibles.

Personal
Si el número de reservas incorrectas aumenta, también lo hace el costo. Los errores simples, como tener nombres mal escritos o errores de visa, requieren un gran esfuerzo y tiempo para corregirlos y también causan estrés innecesario, especialmente cuando el personal debe estar en un barco por un plazo determinado.
El error humano suele ser el culpable en estas circunstancias, normalmente cuando la información se ha transferido manualmente a través de plataformas de una manera antigua. Los sistemas de gestión de flujo de trabajo de extremo a extremo, como la plataforma CrewLink de ATPI, pueden eliminar este riesgo mediante la integración perfecta de los sistemas financieros y de recursos humanos. Esto permite que los datos personales sean capturados para que las visas y otros elementos esenciales se puedan gestionar fácilmente. Las herramientas de creación de perfiles como el perfil electrónico de ATPI garantizan que los datos sean siempre precisos y coherentes, lo que permite que el proceso de reserva se realice de la mejor manera posible.

Visibilidad
La mejor manera de ver cómo ahorrar dinero es saber exactamente cómo se está gastando. Eso significa poder acceder a las enormes cantidades de datos generados por los cambios y viajes de la tripulación.
Los TMC son expertos en el manejo de esta información y implementarán los procesos para que las organizaciones puedan identificar eficiencias. El informe consistente de los resultados, incluso en diferentes ubicaciones globales, es vital aquí, ya que los datos pueden compararse y entenderse fácilmente. Esto permite estudiar diferentes elementos de la política de viajes y reducir los costos cuando sea posible.
Poner su programa de viaje en el centro de atención es una excelente manera de pensar de manera diferente acerca de su negocio, y casi con certeza ofrecerá recompensas inteligentes más allá del costo.

Sobre el Autor
Nikos Gazelidis es el Director Global de Envíos de ATPI Griffinstone, la división especializada en energía y marinas del negocio de gestión de viajes y eventos, el Grupo ATPI. Para obtener más información, visite www.atpi.com/griffinstone y ATPI Knowledge Hub.