Soluciones de Software: Comunicar o Estancarse

De archivo: Softship

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Es probable que estés leyendo este artículo en tu oficina. Y para la mayoría de nosotros, eso significa un gran espacio de planta abierta con escritorios, monitores, salas de descanso y otras características diseñadas tanto para mantenernos productivos como para facilitar la comunicación y la colaboración. Tenemos que agradecer a la ciudad de Nueva York por el surgimiento de la oficina compartida a fines del siglo pasado. Pero es relativamente reciente que "Bürolandschaft", o el paisaje de oficinas, se hizo popular alentando a los trabajadores a sentarse de forma más orgánica en torno a los flujos de comunicación.

Pregúntele a cualquier planificador de oficinas, o jefe corporativo, si es que prefiere el plan abierto en lugar de cubículos u oficinas separadas. Es probable que una mayor colaboración encabece la lista. Cuando las personas comparten el mismo espacio, es más probable que compartan ideas y soliciten comentarios. Incluso con el predominio actual de las redes sociales, las personas son seres sociales en el corazón y quieren interactuar en persona. Los datos deben fluir a través de una empresa, y compartir el espacio facilita eso. El plan abierto también es, por supuesto, mucho más barato tanto en términos de costo de construcción como porque más empleados pueden ocupar menos metros cuadrados, pero también ofrece flexibilidad. Puede que no sepamos cuál será la próxima tendencia de oficina, pero un gran espacio compartido no cierra las opciones.

Construyendo eficiencias
En muchos aspectos de nuestra vida familiar, social y laboral, tenemos eficiencias integradas. Las oficinas de planta abierta son solo un ejemplo; también lo es el hecho de que usamos nuestros teléfonos inteligentes para conectarnos a la red mundial y a una variedad de plataformas de intercambio social; y que todas nuestras aplicaciones de computadoras portátiles se interconectan para permitir que los datos, imágenes y otra información se compartan sin problemas y sin complicaciones.

La pregunta es, por lo tanto, si esto es parte integrante de nuestras vidas normales, ¿por qué la mayoría de las compañías navieras están tristemente poco integradas?

La mayoría de las compañías navieras dirán que han abrazado completamente la revolución digital, y eso es en gran parte cierto. Casi todos usarán un paquete contable para administrar la facturación, el presupuesto y el pago de facturas. Para algunos, esta será una simple hoja de cálculo de Excel, pero para la mayoría es probable que sea un paquete a medida más sofisticado. La mayoría también ejecutará paquetes de software para administrar una variedad de otras funciones comerciales y operativas. Pero el tema es de integración. Si bien estos paquetes individuales realizan un conjunto discreto de tareas perfectamente bien, no se comunican entre sí.

Logrando la integración
En una compañía naviera totalmente integrada, el sistema de tarifas captura toda la información compleja relacionada con clientes individuales, puertos, terminales y cargas, y esto puede ser una matriz enormemente complicada de precios individuales, restricciones, descuentos e incentivos. Cuando un cliente solicita una cotización, el sistema de cotización debería buscar automáticamente la tarifa correspondiente para crear una cotización a medida y precisa.
Si la cotización se convierte en una venta, el sistema, de nuevo, creará automáticamente la confirmación de reserva requerida, los conocimientos de embarque, el manifiesto y más.

Y una vez que el barco haya navegado, se generará automáticamente una factura y esa información se publicará en "cuentas por cobrar" a través de una interfaz.

Durante este proceso, si es necesario realizar cambios, un sistema totalmente integrado creará automáticamente correcciones de manifiesto, notas de crédito y facturas con solo presionar un botón.

En otras palabras, la información fluirá sin problemas de una actividad a otra sin la necesidad de volver a ingresar los datos. Volver a escribir lleva a errores, los errores conducen a retrasos y retrasos interrumpen el flujo de efectivo y cuestan dinero.

Al reducir el argumento a una base monetaria, se entiende ampliamente que alrededor del 10% de las facturas de flete salientes globales son incorrectas debido a un error humano en la transferencia de información de un sistema a otro. Incluso para una pequeña empresa naviera que cuenta con un ingreso modesto de $ 100 millones, eso significa $ 10 millones en disputa y no se paga, y un agujero posterior en el flujo de efectivo.

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Encontrar una solución
La evolución es probablemente el principal culpable de la situación actual. Las compañías navieras han adoptado la digitalización por partes y, por lo tanto, han instalado paquetes individuales para realizar tareas específicas según sea necesario, o cuando el presupuesto esté disponible. La combinación resultante de paquetes a veces hechos a la medida y otras en el mercado ha generado un laberinto de aplicaciones que se encuentran juntas, pero que no se integran ni se comunican. Se vuelve a ingresar una gran cantidad de datos entre los departamentos desconectados dentro de la misma compañía de envío.

Desechar lo que ya está en su lugar y comenzar de nuevo es una tarea desalentadora y lenta. Muchas compañías navieras simplemente no están preparadas para dar dos pasos hacia atrás con el fin de hacer tres o más en la dirección correcta. Junto con esto, la mayoría de los departamentos de TI están luchando para seguir cumpliendo con una serie cada vez mayor de regulaciones de informes externos que se requieren solo para mantener a la compañía operando. La integración interna siempre jugará un papel secundario.

pero hay una solución. El software de envío moderno es modular, lo que significa que las compañías de envío solo necesitan seleccionar las aplicaciones que necesitan para automatizar ciertos procesos dentro de sus negocios. Cada módulo se integra perfectamente con otros para facilitar un flujo de información a través de la empresa.

Los datos solo deben ingresarse una vez, lo que reduce la duplicación, los errores y el funcionamiento del silo. Los datos se comparten en toda la empresa y con socios comerciales relevantes. Esto reduce significativamente la carga administrativa e introduce eficiencias en toda la empresa. También libera al personal para centrarse en tareas más orientadas al cliente.

Una aplicación de software bien pensada recuperará los costos variables por envío de una base de datos de costos y los aplicará como costos estimados a la reserva. La información sobre los volúmenes tomados del cliente en el momento de la reserva se combina automáticamente con estos datos para proporcionar análisis y evaluaciones de rentabilidad para cada envío.

Y, a medida que avanza el viaje y se conocen los costos reales, las actualizaciones en tiempo real permiten controlar la rentabilidad durante todo el viaje. La automatización de estos procesos permite capturar, compartir y reutilizar una valiosa cantidad de datos en toda la empresa. También se puede analizar en busca de informes de desempeño, alentando a la administración a tomar decisiones inteligentes e informadas.

Más aún, un buen software orientado al envío también administrará y monitoreará el progreso del viaje y las actividades de llamadas a puertos. Los horarios se pueden monitorear y actualizar desde la llegada, la salida y los informes del mediodía recibidos automáticamente desde el barco. Los cambios causados ​​por eventos imprevistos pueden simularse para proporcionar estimaciones del impacto potencial en el calendario general. El operador puede simular el "qué pasaría si" y encontrar las contramedidas más adecuadas.

Pero si bien existe una buena solución para lograr una integración total dentro de las compañías navieras, la resistencia permanece.

Superando la resistencia
Hace veinte o más años, la digitalización era una prerrogativa de la compañía naviera muy grande con bolsillos profundos. Desarrollaron aplicaciones a medida y reclutaron ejércitos de técnicos para cuidarlos. Pero los tiempos han pasado y, hoy en día, es un proceso bastante simple para comprar soluciones especializadas que se pueden configurar y personalizar fácilmente para adaptarse a las individualidades de cada empresa y usuario. Estos paquetes son los medios para hacer que las empresas digitalizadas se conviertan en empresas digitalmente integradas.

La belleza de estas aplicaciones es que están diseñadas para facilitar la integración total entre cada uno de los procesos centrales, conectando los sistemas existentes a través de una única entidad de conexión total, totalmente conectada y en red sin problemas. Por lo tanto, los datos fluyen a la perfección entre las operaciones de los buques, las operaciones comerciales, la logística de contenedores, la contabilidad y la gestión.

Además de las ventajas obvias de una menor entrada de datos, errores reducidos y la capacidad de brindar un servicio al cliente mejorado, estas soluciones en paquete están disponibles a una fracción del precio de la construcción de un sistema a medida. Efectivamente, han nivelado el campo de juego de TI en todo el espectro de las compañías de envío.

Al igual que la oficina de planta abierta, el teléfono inteligente o la computadora portátil, muchas compañías de envío están empezando a despertar sus cabezas del día a día para ver las ventajas de que sus diversas funciones comerciales se comuniquen entre sí. Como todas las buenas ideas, el concepto es muy simple, y con el software empaquetado ahora ampliamente disponible, lograr una integración completa es fácilmente accesible.

El autor
Lars Fischer es el Director Gerente de la sede de Softship en Asia Pacífico. Es responsable del personal comercial y técnico de Singapur de 25 personas y de la estrategia de ventas y marketing del grupo en todo el mundo. www.softship.com
Lars Fischer